Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst geldt automatisch tussen jou (de klant, verwerkingsverantwoordelijke) en Bouwcockpit, een handelsnaam van [rechtspersoon], [straat en nummer], [postcode] Amsterdam, KvK [KvK-nummer] (Bouwcockpit, verwerker) zodra je een account aanmaakt. Ze maakt deel uit van de algemene voorwaarden op https://bouwcockpit.nl/juridisch/algemene-voorwaarden. Bij tegenstrijdigheid over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.

1. Onderwerp en duur

1.1 Wij verwerken persoonsgegevens voor jou zodra jij die in Bouwcockpit zet of via Bouwcockpit laat versturen.

1.2 Deze overeenkomst duurt zolang je een bedrijf bij ons hebt, en daarna tot wij alle gegevens hebben verwijderd of teruggegeven (artikel 10).

2. Aard en doel

2.1 Wij verwerken de gegevens alleen om Bouwcockpit te leveren: opslaan, tonen, pdf's maken, mailen, het klantportaal, de assistent, back-ups en export.

2.2 Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doelen. Alleen geaggregeerde gebruikscijfers die niet tot personen herleidbaar zijn, gebruiken we om de dienst te verbeteren.

3. Soorten gegevens en betrokkenen

3.1 Betrokkenen: jouw klanten (particulieren en contactpersonen van bedrijven), contactpersonen van leveranciers, jouw werknemers en ingehuurde krachten, en de gebruikers die jij uitnodigt.

3.2 Soorten gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer, klusadressen, offertes, facturen en bedragen, dagrapporten, planning, uren en kilometers, foto's en bestanden, mails die je via Bouwcockpit verstuurt, en de tekst die je aan de assistent geeft.

3.3 Bouwcockpit is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) of burgerservicenummers. Zet je die er toch in, dan is dat jouw verantwoordelijkheid.

4. Instructies

4.1 Wij verwerken alleen op jouw instructie. Je instructies zijn: deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, en wat je in de app doet en instelt. Andere instructies geef je schriftelijk via privacy@bouwcockpit.nl.

4.2 Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG of een andere wet, dan laten we je dat weten voordat we iets doen.

4.3 Verplicht de wet ons om gegevens af te geven, dan melden we dat vooraf, tenzij dat niet mag.

5. Geheimhouding

5.1 Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens, is aan geheimhouding gebonden: schriftelijk of op grond van de wet.

5.2 Wij kijken alleen in jouw gegevens bij een storing, een hulpvraag van jou, een beveiligingsprobleem of een wettelijke plicht.

6. Beveiliging

6.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). In elk geval:

6.2 Jij zorgt voor de beveiliging aan jouw kant: sterke wachtwoorden, apparaten op orde en gebruikers op tijd verwijderen.

7. Subverwerkers

7.1 Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Dit zijn ze nu:

Mollie en Netlify raken je cockpitgegevens niet: Mollie verwerkt alleen de betaling van je abonnement, Netlify alleen de website. Voor de weersverwachting in de weekplanning vraagt onze server de verwachting op bij Open-Meteo (Zwitserland); daarbij gaat alleen de plaatsnaam van je bedrijf mee, geen persoonsgegevens. Open-Meteo is daarom geen subverwerker.

7.2 De actuele lijst staat op https://bouwcockpit.nl/juridisch/verwerkersovereenkomst. Een nieuwe of andere subverwerker melden we minimaal 30 dagen vooraf per mail. Heb je een redelijk bezwaar, dan meld je dat binnen die 30 dagen. Komen we er niet uit, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

7.3 Met elke subverwerker hebben wij een overeenkomst met minimaal dezelfde verplichtingen. Wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor onze subverwerkers.

7.4 Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework.

7.5 Wat je aan de assistent geeft of laat vertalen (ook wat je werknemers op hun ploegpagina schrijven als ze een andere taal hebben gekozen), wordt verwerkt door Anthropic Ireland Limited, in de Verenigde Staten. Anthropic gebruikt het niet om modellen te trainen en verwijdert het binnen 30 dagen.

8. Bijstand bij rechten van betrokkenen

8.1 Verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) handel jij af. Veel kun je zelf in de app.

8.2 Ontvangen wij zo'n verzoek over jouw gegevens, dan sturen we het binnen 5 werkdagen naar jou door.

8.3 Wij helpen je waar nodig, ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Dat is gratis, tenzij het onredelijk veel werk vraagt; dan spreken we vooraf een redelijke vergoeding af.

9. Datalekken

9.1 Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden we dat binnen 48 uur na ontdekking aan de baas van je bedrijf.

9.2 We melden wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het (vermoedelijk) betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat wij hebben gedaan. Nieuwe informatie melden we na.

9.3 Jij beslist of je de inbreuk meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen. Wij geven je daarvoor de informatie die we hebben.

10. Einde

10.1 Na het einde van je proefperiode of abonnement kun je 90 dagen inloggen om alles te exporteren (json plus bestanden). Op verzoek sturen we de export ook toe.

10.2 Na die 90 dagen verwijderen we alle gegevens van je bedrijf. De bazen krijgen 30 en 7 dagen van tevoren een mail; we verwijderen nooit eerder dan 7 dagen na de eerste mail. Eerder verwijderen kan op verzoek. Back-ups worden daarna binnen de normale rotatie van 30 dagen overschreven.

10.3 Wij bewaren alleen wat wij zelf wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijke.

11. Audits

11.1 Je mag één keer per jaar controleren of wij deze overeenkomst naleven. Je kondigt dat minimaal 30 dagen vooraf aan. De controle vindt plaats tijdens kantooruren en verstoort de dienst niet.

11.2 We beginnen met documentatie en antwoorden op je vragen. Is dat niet genoeg, dan volgt een controle op locatie, door jou of een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden.

11.3 De kosten van een audit zijn voor jou. Redelijke bevindingen lossen wij binnen een redelijke termijn op.

12. Aansprakelijkheid en overig

12.1 Voor aansprakelijkheid geldt artikel 11 van de algemene voorwaarden, ook voor deze overeenkomst.

12.2 Een boete van een toezichthouder draagt de partij door wiens handelen die is opgelegd.

12.3 Wijzigingen van deze overeenkomst melden we minimaal 30 dagen vooraf per mail en op https://bouwcockpit.nl/juridisch.

12.4 Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam.