Naast je boekhouding, niet in plaats ervan
Je boekhouding doet de bank, de btw-aangifte en de jaarcijfers. De cockpit doet het werk vóór de factuur: aanvragen, offertes, inkoop, planning, dagrapporten en termijnen. Met de koppeling met Jortt sluiten ze op elkaar aan.
Wat doet wat
Per taak: waar die in een goede opzet thuishoort. Over andere pakketten zeggen we alleen wat ze in de basis doen; kijk voor de details bij het pakket zelf.
| Taak | In de cockpit | In je boekhouding | Met Excel en Word |
|---|---|---|---|
| Aanvragen opvangen | Vanzelf een klusEigen aanvraagadres en aanvraagformulier; Werkspot-meldingen ook. | Niet waar een boekhoudpakket voor is. | Mails in je inbox, een lijstje bijhouden. |
| Opname op locatie | Bij de klusMaten, foto's en wensen in je telefoon, met de opnamelijst van je vak. | Niet van toepassing. | Foto's in je telefoon, maten op papier. |
| Offerte maken en laten tekenen | In vijf stappenUit je prijslijst, 9% of 21% per regel, de klant tekent online. | Veel pakketten kunnen een offerte maken; de getekende offerte wordt in de cockpit een opdracht. | Sjabloon kopiëren, zelf rekenen, akkoord per mail bijhouden. |
| Bestellen en inkoop | Bestellijst per klusPer leverancier, met de dag waarop je moet bestellen. | De inkoopfactuur komt hier binnen en boek je af. | Een lijst per klus, zelf bijhouden wat besteld is. |
| Planning, dagrapporten en ploeg | Op de telefoonWeekplanning, dagrapport met foto's, ploegpagina voor werknemers. | Niet van toepassing. | Spreadsheet en appgroep. |
| Termijnfactuur maken | Uit het betaalschemaMet btw per tarief en een betaal-QR, in je eigen huisstijl. | Krijgt de factuur als concept via de koppeling en boekt hem. | Factuur typen, nummer bijhouden, btw zelf uitrekenen. |
| Betalingen en herinneringen | Ziet wat open staatHerinnering na 3, 14 en 30 dagen, als taak of per mail. | Ziet de betaling op de bank; met de koppeling komt die terug in de cockpit. | Afvinken in een lijst. |
| Btw-aangifte en jaarcijfers | Niet hierDat doet je boekhouding, of je boekhouder. | Daar is het voor. | Met de hand, of via je boekhouder. |
| Uren voor het urencriterium | Per klusMet de teller tot 1.225 uur; exporteren voor je boekhouder. | Sommige pakketten hebben een urenregistratie. | Een urenstaat per week. |
Met Jortt aan elkaar
Koppel je Jortt-administratie in de cockpit, bij Instellingen. Daarna:
- gaan je facturen als concept naar Jortt, met de btw per tarief en de verlegde btw goed;
- komen betalingen terug in de cockpit, zodat je herinneringen niet naar iemand gaan die al betaald heeft;
- zie je je saldo en je btw in je stuurgetallen;
- gaan bonnen die je in de cockpit fotografeert als uitgave naar je boekhouding.
Moneybird en e-Boekhouden volgen. Tot die tijd exporteer je facturen en bonnen en zet je ze zelf in je boekhouding.
Wanneer Excel en Word genoeg zijn
Doe je een paar klussen per maand, zonder personeel, zonder termijnen en zonder bestellingen die je moet plannen? Dan kom je met een goed offertesjabloon en een urenstaat een heel eind. Eerlijk is eerlijk.
De cockpit gaat lonen zodra je meerdere klussen tegelijk hebt lopen, met termijnen, bestellingen en mensen op verschillende plekken. Dan is de winst dat alles bij de klus staat en dat de cockpit je zegt wat er vandaag moet gebeuren.